Cum să... trimiți un mail (updated)

Am scris în trecut un articol în care încercam să punctez câteva aspecte legate de expedierea scrisorilor electronice (e-mail). E drept că la momentul respectiv eram grăbit și exasperat de un mail pe care îl primisem, așa că am tastat cu grabă, făcând mici omisiuni. (acum acel articol există dar redirecționează tot traficul aici)

Revin acum cu un articol nou, în care preiau tot ce am zis atunci dar aduc și chestii noi, unele menționate și de domnul Victor în comentarii.

Nu sunt un guru al tehnologiei moderne sau a chestiilor online, dar am învățat câteva chestii pe care multă lume nu le știe. De aceea le înșir aici, și dacă greșesc sau uit ceva, vă rog să mă corectați. Încerc să tratez lucrurile într-o manieră comico-ironică, dar asta nu înseamnă că nu sunt importante!

Subiectul e amplu, dar nu am dorit să îl împart în mai multe articole așa că am făcut unul lung. Pentru ușurința navigării am împărțit în mai multe bucăți materialul, și am creat un mic meniu, astfel încât să poți sări direct la ceea ce te interesează:

1. Generalități.
2. Cum să trimiți mail mai multor persoane?
3. Cum să scrii mail unei persoane importante (de exemplu unui profesor)
4. Grupurile de discuții (Yahoo) - ce e cu ele și cu ce se mănâncă. Cum răspundem unui mail din grup?
5. Alte șmecherii pe scurt (POP3, IMAP, cum să fim eficienți)

Ai puțintică răbdare să citești tot, și vei înțelege mai multe...
1. Generalități

citește de la început

În primul rând, plecăm de la premisa că toată lumea știe ce e ăla un e-mail.
Dacă nu ai folosit niciodată așa ceva, ai grijă fiindcă e deosebit de periculos și ai nevoie de instructaj special înainte să încerci abordarea lui. :)

Cel mai bine e să pornim de la început. De la momentul în care te înregistrezi. Adresele de mail se pot împărți în două mari categorii: cele făcute pe serverele dedicate (gratuite sau nu) gen: yahoo, gmail etc și cele făcute pe domenii proprii, gen: eu@domeniul_meu.ceva.

Aproape toți am început cu o adresă gratuită și cei mai mulți dintre voi au început cu Yahoo! Unii folosesc doar binecunoscutul Y! Messenger fără să-și bată capul cu mail-uri. În timp, dacă nu folosești o adresă, ea devine inactivă. Nu se șterge contul, ci pur și simplu nu mai realizează nici un schimb de comunicații. Cel ce încearcă să expedieze un mail spre acea adresă primește un mesaj de eroare din partea serverului. ATENȚIE: acest lucru se întâmplă chiar dacă intri zilnic pe Y! Messenger; cele două sunt legate dar distincte. Simplu: dacă nu folosești o adresă de mail ea devine inactivă și nimeni nu va putea să-ți trimită mesaje. Nu cred că Yahoo șterge vreodată conturile, pentru că atunci e posibil să se întâmple ce se întâmplă la rețelele de telefonie, când un număr dezactivat este realocat (după un anumit timp) altei cartele și te trezești că te sună persoane necunoscute.

Gmail a pornit mai târziu decât Yahoo! și inițial era strict pe bază de invitație, nu era un server deschis oricui.  Părerea mea e în continuare că gmail e mai bun, dar are și Yahoo! unele beneficii Vom vorbi cu altă ocazie despre avantaje și dezavantaje.

Adresele de pe domenii proprii sunt pentru cei care dețin așa ceva, logic! Da! E mai profesional să ai propriul domeniu și propria adresă de mail, dar apar și unele probleme. Dacă, de pe domenii *.ro nu am avut niciodată probleme, am pățit ca mail-urile de pe adrese ale unui domeniu *.org să-mi fie respinse de către Yahoo! Da, Yahoo! e foarte mofturos în ceea ce privește recepția și afișarea mesajelor. Yahoo! are o politică anti-spam foarte preferențială... adică, dacă nu le iese lor banul, ești spammer... Avea și Tudor :: staupenet.ro un articol pe tema adreselor pe domenii proprii... sau mai degrabă a fost o dezbatere cu cititorii, dar concluzia trasă a fost: e profesional să ai adresă pe domeniu propriu. Și da, altfel privești un mail dacă adresa de la care e trimis e una profi.

Te-ai hotărât pe ce server îți faci adresa, gata, ai pus în balanță multitudinea de oferte și ai ales. Urmează partea în care îți introduci datele de contact și numele de utilizator. Atenție la datele introduse fiindcă e posibil să ai nevoie de ele mai târziu. (de exemplu dacă ai uitat parola și vrei să o recuperezi)

Gata, totul e ok, te-ai înregistrat și ai intrat pentru prima oară în fereastra căsuței de mesaje. Pe lângă butoanele intitulate Indox (mesaje primite), Sent (mesaje trimise), Draft (ciorne), Spam (de astea nu ai nevoie) și Trash ( ce ai șters) mai e și un buton de compunere mesaje și unul ce te duce la agenda de contacte.

Probabil nu ai nici un contact în listă fiindcă nu ai avut până acum adresă de mail. Dar nu e bai, scoți catastiful și te apuci să transcrii adresele tuturor, mai scobești prin portofel și găsești un teanc de cărți de vizită, le treci și pe alea și gata. Ești pregătit să compui și să trimiți mail-uri.

În fereastra de compunere mail, ai vreo 3 sau 4 căsuțe goale. Presupunem în continuare că browserul și serverul sunt în limba engleză. Aceste câmpuri (așa le vom numi) sunt:
------------
TO:
CC: ( poate fi ascuns, dar se deschide la apăsarea butonului Show CC)
BCC ( este ascuns, dar de asemenea se deschide după apăsarea butonului Show BCC)
Subject:
-------------
Sub aceste căsuțe e locul unde scrii conținutul propriu-zis al mail-ului.
Dar să revenim la căsuțe și la explicația lor:

(exemplul din imagine e pentru serverul Yahoo!)

Câmpul TO: reprezintă locul în care introduci adresa destinatarului, fie manual fie prin căutarea sa în agenda de contacte.
Câmpul CC, astăzi foarte rar folosit (din partea mea ar putea să dispară) e câmpul în care introduci toate adresele suplimentare care vor primi același mesaj. Pe scurt, CC vine de la Carbon Copy (tradus Copie Indigo) și toate adresele care sunt trecute în acel câmp vor primi o copie a aceluiași mesaj.
Câmpul BCC: este un câmp foarte important deși, din păcate, prea puțin folosit tocmai fiindcă nu se știe de semnificația sa. BCC vine de la Blind Carbon Copy, și la fel ca precedentul se folosește pentru introducerea de adrese suplimentare. Diferența importantă o reprezintă faptul că BCC ascunde adresele destinatare din mesajul trimis. Toate persoanele trecute în acel câmp vor primi aceeași copie a mesajului, dar nu vor cunoaște identitatea celorlalți destinatari sau nu vor ști dacă sau câți alți destinatari mai sunt. (dacă nu e nimic trecut în câmpul TO, destinatarii vor vedea doar un mesaj undisclosed recipients în loc de adrese)

Pe scurt, doar adresele trecute în câmpurile TO și CC sunt vizibile tuturor.

Câmpul Subject conține subiectul mesajului, subiect care trebuie să fie în strânsă legătură cu ceea ce va conține mailul respectiv. Nu trimite mesaje fără subiect!

Ai trecut de partea inițială, ai scris și mesajul... dar nu trimite încă fiindcă ai uitat să te semnezi!.
Cum te vezi tu te vor vedea și alții. Adică, dacă tu la nume/prenume ai trecut Șmecher/KNoaptea, destinatarul mesajului tău asta va vedea. Că mai apoi te poate adăuga și modifica după bunul plac în agenda sa, e cu totul altă poveste. Contează prima impresie. Contează ca cel căruia îi scrii să știe cu cine vorbește.

Identitatea e un lucru foarte important pe care mulți îl neglijează. Intră acum prin opțiunile adresei de mail, șterge aberațiile pe care le-ai trecut acolo la pubertate și scrie-ți numele. Să știe lumea cine ești! Sau măcar semnează-te, că de nu... e posibil să fii ignorat.
Nu știu cine ești, numele tău în detaliu e o panaramă, adresa de mail e o glumă.... dacă mă decid să intru în discuție cu tine trebuie să știi că te privesc cu superioritate. Nu fiindcă aș fi eu mai sus, ci fiindcă ești tu jos, sub nivelul demnității. Dacă nu ești destul de mândru de numele tău, mie de ce mi-ar păsa de el? Și mai vrei să te ascult?

---

Cum să trimiți mail mai multor persoane?

citește de la început

Există uneori necesitatea de a trimite un mesaj mai multor persoane. Indiferent de motivele pentru care faci acest lucru, trebuie să ai în vedere următoarele:

1. Fii selectiv. 
• Nu trimite niciodată un mail la întreaga agendă de contacte!
• Spuneam mai devreme că ai adăugat în agendă tot felul de adrese: colegi, prieteni, șefi, profesori, firme, magazine online și câte și mai câte. Nu cred că șeful tău, sau vreun partener de afaceri ori profesor va privi foarte tolerant un mesaj lipsit de importanță, trimis accidental sau din necunoștință de cauză. E foarte posibil să decazi în ochii destinatarilor.
• Pentru a-ți ușura munca, toate serverele de mail amintite au posibilitatea organizării contactelor în grupuri și categorii. O persoană poate să aparțină mai multor astfel de grupuri sau niciunuia. De exemplu, poți să ai un grup în care treci toți colegii de la facultate, unul cu colegii de la liceu, altul cu toți colegii de muncă, sau un grup cu profesori etc. Dar poți de asemenea să faci un grup în care să ai toți prietenii apropiați, chiar dacă o parte din ei se află deja în grupul de colegi. Când vrei să faci reuniune de clasă, dai un mail grupului colegilor de liceu iar când vrei să ieși la un grătar, anunți prietenii. E destul de clar, nu? 
• Trimite deci doar mesaje relevante grupului de contacte corespunzător.
• Ai în vedere că există posibilitatea destul de mare ca serverul Yahoo! să-ți blocheze expedierea mail-ului fiindcă este considerat spam.
2. Folosește câmpul BCC!
• Acum că ai hotărât cărui grup de contacte vei trimite mail-ul, trebuie să ai în vedere modul în care o faci. 
• Nu da "paste" unei liste interminabile de adrese de mail în câmpul To: ci folosește opțiunea BCC, așa încât, după cum spuneam mai sus (citește generalitățile), să nu afișezi destinatarilor întreaga listă de adrese.
  

• De ce să faci chestia asta? Păi în primul rând, pentru a arăta și altora că îi respecți, că le respecți intimitatea și mai ales că te respecți pe tine! Cum adică le respecți intimitatea? Prin simplul fapt că nu divulgi nimănui adresele de mail. 
• Trebuie să avem grijă de identitatea noastră online, la fel cum avem grijă de datele de pe buletin. Nu arunci CNP-ul pe toate gardurile și nici adresa de acasă nu o scrii pe toți pereții, nu? Problema cea mare e spamul, reclamele și toate mesajele nedorite ce ne apar în căsuța de mesaje. Prin simplul fapt că ai trimis un  mail cu multe adrese "la vedere", ai acordat accesul cuiva asupra unor date personale. Se produce o reacție în lanț când acei destinatari trimit mai departe mail-ul în aceeași manieră neinspirată, adăugând și mai multe adrese la lista deja mare. Acele adrese pot ajunge foarte ușor la persoane rău voitoare care le vor folosi pentru expedierea de astfel de spamuri. Un astfel de mail, plin de adrese, e pentru "pescuitori" ca și o livrare la domiciliu. Nu trebuie decât să găsești un banc bun, sau o "tantra" ca să fraierești lumea să pornească un lanț de mail-uri, pline cu adrese vulnerabile.
• Oricând trimiți mesaj mai multor persoane, folosește acest câmp BCC. Ține minte că pentru un destinatar obișnuit, e important conținutul mesajului, nu ce scrie în header.
• Adică pe bune, chiar vrei să afle toți ce contacte ai tu în agendă? Sau cui ai mai trimis același mesaj?
3. Ce trimiți?
• Aici e mai delicată problema. Fiecare e propriul judecător, și fiecare analizează ce anume vrea să trimită și importanța acelui mesaj. Dar câteva chestii sunt generale: 
• Dacă te înscrii de un site (orice site sau rețea socială) nu arunca invitații la toate adresele din agendă.
• Revine ideea de relevanță a conținutului. Nu cred că pe șeful tău (sau vreun partener de afaceri) interesează că tu ai decis să-ți faci cont pe vreun site de matrimoniale, sau chiar mai rău, pe vreun videochat ori site deocheat. Tot la fel, nimeni nu vrea zece de invitații pe milioane de site-uri de pierdut timpul. Trimite doar celor pe care îi știi interesați. 
• Nu trimite unor firme, unor persoane juridice, nu trimite unor asociații astfel de mailuri cu invitații sau șanse de câștig la jocuri online.
4. Cum să dai Forward la un mail?
• Fiindcă am amintit mai sus, hai să vorbim și despre opțiunea de a trimite mai departe un mail primit. Această opțiune o găsești la apăsarea butonului Forward (înaintare).
• Dai mai departe un mail fie unei singure persoane, fie unui grup specific, așa cum spuneam mai sus.
• Cel mai important lucru pe care trebuie să îl ai în vedere atunci când retrimiți un mesaj este să ștergi orice informație irelevantă din conținutul mesajului.
• Când dai "Forward" se întâmplă următoarele chestii: Se deschide editorul de mesaje în care vei găsi un mail al cărui Subiect este identic celui primit doar prefixat cu "FW". Conținutul acestui nou mesaj include tot ce scria în mail-ul primit de tine, inclusiv headerul (care conține date legate de expeditorul mesajului original, data expedierii, subiectul mesajului și destinatarul original), toate acestea precedate de: "Forwarded Message"
• Aceste prefixări se repetă de fiecare dată când mesajul este redistribuit, astfel încât, dacă trece pe la 10 persoane, mail-ul deja acumulează două ecrane de text inutil. Este extraordinar de enervant să deschizi un mail, și dai de vreo două sau trei ori scroll doar ca să dai de mesajul relevant.

• La acele 10 headere, dacă mai adunăm și posibilitatea în care nimeni nu a folosit câmpul BCC, adică sunt la vedere sute de adrese de mail, cantitatea de text inutil crește exponențial, la fel și importanța acelui mesaj pentru vânătorii de adrese.
• De asemenea, așa cum aminteam mai sus, e o chestie de bun-simț. Arată că te respecți, și că nu vrei ca destinatarul să te înjure când vede o listă interminabilă de text inutil.
•  În imagine e exemplul AȘA NU!

---

Cum să trimiți mail unei persoane importante (de exemplu unui profesor)

citește de la început

1. În primul rând trebuie să înțelegi că intrăm de-a dreptul în secțiunea de mail-uri oficiale. Dacă până acum era așa, mai de distracție, mai "trece-merge", de acum lucrurile sunt serioase.
2. Primul lucru pe care trebuie să îl ai în vedere este de pe ce adresă trimiți mail-ul!
• Dacă ai mai multe adrese, folosește-o pe cea mai serioasă dintre ele. Adresele de genul  "lov3_my_girl_4ever@server.mail" trebuie să rămână de domeniul trecutului. Mai ales dacă ai trecut de vârsta la care îți ștergea mică-ta mucii.
• Dacă ești licean sau mai grav, student, și încă ai o adresă de genul celei de mai sus, poate ar fi cazul să îți faci o adresă profesională cu care să te prezinți. Nu zic să renunți la aia veche, că doar nu vrei să pierzi toate combinațiile și conturile pe facebook, ori arhiva de mess unde vrăjeai gagici... dar pentru chestii serioase (dacă vrei vreodată să fii luat în serios) ai nevoie de o adresă pe măsură.
3. Mai apoi, având adresa corespunzătoare poți trece la redactarea mesajului:
   
   • Scrie un subiect relevant conținutului mesajului, astfel încât proful să știe exact ce dorești.
   • Începe mail-ul cu o formulă de salut corespunzătoare în nici un caz: sal, ce faci)
   • Continuă prin a realiza o prezentare completă dar fără a te lungi prea mult. Prezentarea e obligatorie pentru prima conversație, dar și dacă trimiți un mail (de exemplu) unui profesor cu care nu ai mai comunicat de vreun an sau mai bine, fiindcă e posibil ca dânsul să fi făcut curățenie prin agendă. Vă dați seama că s-ar aduna o listă kilometrică dacă ar salva toate adresele generațiilor care vin și pleacă!
   • Spune clar problema pentru care scrii mesajul, (dezvoltă subiectul scris inițial) astfel încât să se înțeleagă dintr-un singur mail ideea principală. Detaliile vor fi discutate într-un mail ulterior sau față în față.
   • Nu uita să fii politicos și să mulțumești în avans pentru informațiile oferite.
   • Chiar dacă profu' e simpatic și comic la curs, prima adresare pe mail se face cât mai respectuos.

---

Grup Yahoo! - Grupuri de discuții - detalii și sfaturi.

citește de la început

Ca să rezum, grupurile de discuții sunt o variantă modernă a camerelor de chat (Chat Rooms). Cei care își mai amintesc de mIRC sau au folosit vreodată Chat-ul de la Y! Messenger știu despre ce vorbesc. În același timp am putea să îl asemănăm unui forum (din nou fac referire la cei care știu ce e ăla forum). General vorbind, un Grup sau un Forum, este format de membrii săi. Avantajul acestei adunări e faptul că se pot deschide subiecte de discuție și fiecare poate participa, poate răspunde prin comentarii (în cazul nostru mail-uri).

În funcție de opțiunile setate de administrator un grup poate fi deschis (oricine poate trimite mesaje grupului, oricine se poate înscrie în grup) sau limitat (numai membrii pot trimite mesaje, toate cererile de aderare la grup necesită aprobare) sau strict ( numai membrii pot trimite mesaje grupului, se aderă la grup doar pe bază de invitație).

De asemenea grupul, are o pagină www proprie, pagină care conține, pe lângă toate mesajele trimise și diferite facilități ca stocare fișiere, imagini, creare de calendare, liste de link-uri, poll-uri toate acestea având relevanță în grup. Gestionarea acestora poate fi făcută de moderatori sau de orice membru, funcție de ce fel de setări sunt în vigoare.

De ce am spus anterior că membrii "pot trimite mesaje grupului"? Pentru că fizic așa de întâmplă.

• Grupul se comportă ca o entitate de sine stătătoare, o adresă de mail ca oricare alta. Ca membru trimiți un mesaj grupului, iar acesta face câteva operațiuni: în primul rând este deschis un topic nou (un subiect de discuție). În al doilea rând trimite acel mesaj către toți membrii grupului (excepție fac acei membri care au dezactivat opțiunea asta) drept o copie carbon oarbă (BCC) cu modificarea opțiunii reply-to (deja e puțin avansat, dar aveți răbdare că veți înțelege). 
• Răspunzând acelui mail, se adaugă răspunsuri în topicul deja deschis, fiecare răspuns fiind livrat tot pe adresa grupului, deci va fi văzut (primit) de toți membrii. 
• Când spuneam de modificarea valorii de la reply-to mă refeream la faptul că,  deși la expeditor scrie IonIonescu@yahoo.com, când apeși reply vei trimite un mesaj grupului, și nu lui Ion . Acesta e un aspect care trebuie avut în vedere fiindcă am întâlnit destule cazuri în care unele mesaje ce se voiau private au ajuns accidental în văzul tuturor de pe grup.
• Pentru a începe un topic nou, compui pur și simplu un mesaj și îl trimiți la adresa grupului, adresă care are forma nume_grup@yahoogroups.com .

Grupurile Yahoo! sunt cea mai comodă metodă de a uni oameni pasionați sau interesați de un anume domeniu, oameni care comunică pe o anumită temă, oameni din toate colțurile lumii. Singura problemă e că aici, ca oriunde altundeva trebuiesc respectate regulile expuse mai sus legate de câmpurile BCC și Subject dar și regulile de redistribuire a mesajelor.

• În primul rând trebuie să fii conștient că a fi membru într-un grup de discuții nu este un drept ci un privilegiu (diferența dintre cele două e că privilegiile pot fi sistate dacă nu te comporți corespunzător). Și când vorbesc de comportament, mă refer atât la modul de adresare dar mai ales la modul în care compui și trimiți mesajele și conținutul acestora. Fii sigur că dacă trimiți într-un grup de ecologiști anunțuri cu parcuri și târguri auto, vei fi poftit pe ușa din dos.
• Mai apoi, cum ziceam se aplică regulile copiilor oarbe (BCC), mai ales când incluzi în lista de mail-uri și adresa unui grup. Îți dai seama că dacă trimiți un mail de genul celui prezentat în imaginea anterioară cu mult text inutil, nu te va injura o singură persoană ci o mie sau câte sunt pe grup :D
• Atât la redistribuire (forward) cât mai ales la răspunsuri (reply) există încă o regulă primordială: ce e nou stă deasupra! Și aici mă refer strict la conținut. Asta e necesar pentru ca cititorii să nu fie nevoiți să parcurgă toată discuția anterioară pentru a ajunge la răspunsul tău (informația nouă)
• Este normal, am spus și mai sus dar repet, să cureți tot ce e irelevant din mail-ul pe care îl redistribui dar și din mail-ul "răspuns". Nu e nevoie de toate mesajele anterioare în conținutul noului mail, dar e recomandat și util să lași ultima replică, adică cea pentru care formulezi răspuns. În afară de acea bucată de text și eventual datele despre cine a trimis-o, orice altceva trebuie să dispară.
• O chestie la fel de importantă este subiectul mail-ului. Am amintit puțin mai sus că fiecare mail nou înseamnă un topic nou DACĂ subiectul se schimbă. Altfel spus, orice subiect nou înseamnă un topic nou. Respectă topicul și ai grijă la ce răspunzi. Nu răspunde pur și simplu la ultimul mail trimis pe grup fiindcă e foarte posibil să fie mai multe topicuri deschise simultan.
• Caută topicul în care se încadrează replica ta și include în mail mesajul la care răspunzi. Nimic nu e mai dăunător cursivității discuției decât amestecarea subiectelor și a răspunsurilor.

---

Alte șmecherii (pe scurt)

citește de la început

1. POP3 & IMAP
Ca să mențin cantitatea informațiilor la un minim posibil, ce trebuie să știi despre cele două e că îți permit să verifici dintr-un singur cont mai multe adrese de mail. Să revenim la ipoteza la care încă ai adresa aia rușinoasă la care nu vrei să renunți, dar ți-ai făcut și una profesională. E complicat să umbli pe două sau trei adrese, dar e mult mai simplu să le gestionezi la un loc, de exemplu cu Outlook sau direct cu opțiunile integrate în serverele amintite: gmail și yahoo. Dacă gmail oferea încă de la început aceste servicii gratuit, Yahoo abia de vreun an și ceva s-a gândit să le ofere.

1. NNTR & EOM (sursa)
Aceste două abrevieri sunt niște noțiuni mai noi, legate de eficiența mail-urilor.  NNTR (No Need To Reply) e abrevierea cu care închei un mail simplu care nu necesită răspuns din partea interlocutorului. EOM (End Of Message) e abrevierea folosită în cazul mail-urilor scurte ( gen sms). În cazul acestora introduci în subiect tot ce ai de spus (o propoziție) și în conținut scrii doar [EOM]

Comunicarea prin mail îmi place la nebunie! Păcat că puțină lume o folosește corect și eficient!

Dacă aveți completări le aștept în secțiunea de comentarii de mai jos ( e posibil să reeditez articolul ăsta dacă îmi mai vine vreo idee)

Dacă ți se pare folositor, dă-l mai departe!

de la mine,

numa' bine